สรุปแนวคิดเด็ดจากหนังสือ “วิธีมีเวลา 48 ชั่วโมง ฉบับ CEO” ที่คุณเอาไปใช้ได้ทันที

วิธีมีเวลา 48 ชั่วโมง ฉบับ CEO

หนังสือ “วิธีมีเวลา 48 ชั่วโมง ฉบับ CEO” เขียนโดย สุรชัย กำพลานนท์วัฒน์ จะพาคุณไปเข้าใจว่า คนที่ดูเหมือนมีเวลาเยอะกว่า ไม่ได้เกิดจากโชคช่วย แต่เกิดจาก “แนวคิด” และ “วิธีบริหารเวลา” ที่ต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง

หนังสือวิธีมีเวลา 48 ชั่วโมง ฉบับ CEO” (ชื่อเต็ม: 48 Hours a Day: Time Management for CEOs) เป็นหนังสือที่เขียนโดย สุรชัย กำพลานนท์วัฒน์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาภาวะผู้นำและบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับผู้บริหาร ผู้ประกอบการ หรือใครก็ตามที่ต้องการ “เพิ่มเวลา” ให้ตัวเองโดยไม่ฝืนกฎธรรมชาติ

คุณเคยสังเกตไหมว่าทำไม CEO ระดับโลกถึงดูเหมือนมีเวลา 48 ชั่วโมงในหนึ่งวัน ในขณะที่คนทั่วไปมีแค่ 24 ชั่วโมง? ทั้งที่พวกเขาต้องรับผิดชอบธุรกิจขนาดใหญ่ พบปะผู้คนมากมาย และยังมีเวลาคิดวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์

Jeff Kindler อดีต CEO ของ Pfizer บริษัทยายักษ์ใหญ่ระดับโลก เผยว่าสิ่งที่ทำให้เขาแปลกใจมากที่สุดในการโค้ช CEO หลายคนคือ พวกเขาแทบไม่ได้คิดถึงวิธีการใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของบริษัท นั่นคือ “เวลาของพวกเขาเอง”

CEO ต้องเผชิญกับความกดดันด้านเวลาที่ไม่เหมือนใคร พวกเขามีความรับผิดชอบมหาศาลและมีประเด็นมากมายที่ต้องให้ความสนใจ วิธีที่พวกเขาจัดสรรเวลามีผลกระทบสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ ไม่ว่างานก่อนหน้านี้ของคุณจะใหญ่และสำคัญแค่ไหน ในฐานะ CEO คุณจะเผชิญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายและมากมายอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งแต่ละคนต่างก็ต้องการ (และมักจะคู่ควร) มีเวลาว่างในปฏิทินของคุณ

นี่คือ 3 ขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้ CEO มือใหม่ บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยไม่ปล่อยให้ลำดับความสำคัญของตัวเองถูกแทรกด้วยคนอื่น

1. กำหนดเป้าหมายสำคัญของคุณให้ชัดเจน ทำน้อยลงแต่เลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริงๆ

วาระของ CEO ไม่ใช่จะต้องมารู้ทุกโครงการสำคัญในบริษัท ไม่ใช่ “เป้าหมายและวัตถุประสงค์” ที่ใช้ในการกำหนดโบนัสของคุณ (แม้ว่าอาจมีความทับซ้อนกันได้) และไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่คุณแชร์กับใครก็ตาม

มันคือการแสดงออกถึงลำดับความสำคัญส่วนตัวของคุณในช่วงเวลาที่กำหนด เป็นตัวกำหนดวิธีที่คุณจะใช้ทรัพยากรที่สำคัญและมีจำกัดของบริษัทให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด นั่นคือ เวลาของคุณเอง

มีเป้าหมายน้อยมากที่ทั้งสามารถบรรลุได้ในระยะเวลาที่คาดการณ์ได้และสำคัญพอที่จะคู่ควรกับการมีส่วนร่วมโดยตรงของ CEO เมื่อทำงานกับ CEO มือใหม่ Jeff Kindler แนะนำให้พวกเขาเริ่มต้นด้วยการเขียนลำดับความสำคัญ 10 อันดับแรกสำหรับปีนั้น แล้วตัด 6 หรือ 7 อันดับล่างออกไป

จากนั้นร่วมกันทดสอบสิ่งที่เหลืออยู่และถามตัวเองว่า

มันขับเคลื่อนธุรกิจจริงหรือไม่? เป้าหมายนี้จะส่งผลต่อเส้นทางความสำเร็จของธุรกิจโดยรวมอย่างมีนัยสำคัญหรือไม่?
มันมอบหมายให้คนอื่นทำแทนไม่ได้หรือไม่? การบรรลุเป้าหมายต้องอาศัยการมีส่วนร่วมโดยตรงของ CEO หรือไม่ (แยกจากการกำกับดูแลผู้อื่นเป็นระยะ)?

2. ตรวจสอบความเป็นจริงของการใช้เวลา เทียบแผนกับการปฏิบัติจริงอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อคุณกำหนดวาระของคุณแล้ว ถึงเวลาสำหรับการตรวจสอบความเป็นจริง ตรวจสอบวิธีที่คุณใช้เวลาและเปรียบเทียบกับลำดับความสำคัญที่คุณระบุไว้ คุณอาจแปลกใจที่พบว่ามีความไม่ตรงกันอย่างมีนัยสำคัญ

Jeff แนะนำให้ CEO ให้ผู้ช่วยวิเคราะห์ปฏิทินของพวกเขาย้อนหลัง ดูเดือนหรือไตรมาสที่ผ่านมาและจัดหมวดหมู่วิธีที่เวลาของคุณถูกจัดสรร คุณมุ่งเน้นที่ลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณจริงๆ หรือวันของคุณถูกบริโภคไปกับการประชุมประจำและการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?

นี่ไม่ใช่การทำครั้งเดียว ทำให้เป็นนิสัยที่จะประเมินปฏิทินของคุณเทียบกับลำดับความสำคัญของคุณบ่อยๆ คุณควรถามตัวเองเป็นประจำ ว่า ฉันกำลังทุ่มเทเวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสิ่งที่มีเพียงฉันเท่านั้นที่ทำได้และจะมีส่วนช่วยความสำเร็จของบริษัทอย่างเป็นรูปธรรมหรือไม่?

3. จัดการเวลาของคุณเชิงรุก วางแผนปฏิทินแทนที่จะปล่อยให้มันวางแผนคุณ

เมื่อคุณตรวจสอบเวลาของคุณแล้วและคุณเข้าใจว่าคุณกำลังใช้มันอย่างไร ให้เป็นเชิงรุกในการวางแผนตารางเวลาของคุณ วิธีการทำได้ดังนี้

จัดสรรเปอร์เซ็นต์เฉพาะของเวลาของคุณสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาจจะ 30 ถึง 40% และกระจายเวลานี้ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
สร้างจังหวะปกติสำหรับการประชุมภายใน แต่ตระหนักว่าไม่ใช่ทุกผู้รายงานตรงต้องการความถี่เดียวกันในการพบหน้า
กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับจากคุณ
แบ่งพื้นที่สำหรับการคิดและวางแผนแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น บล็อกปฏิทินของคุณจาก 7.00-9.00 น. ทุกวัน
หาเวลาสำหรับการดูแลตัวเอง ครอบครัว และแหล่งการเติบโตส่วนตัวและความพึงพอใจอื่นๆ

ผลลัพธ์ของการควบคุมหน้าที่ CEO ที่ดีคือการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบชัวร์ ว่าคุณมีคนที่เหมาะสมและพวกเขารู้สึกมีอำนาจในการตัดสินใจ หากเรื่องทั่วไปกำลังขึ้นมาที่โต๊ะของคุณอย่างต่อเนื่อง นั่นเป็นสัญญาณว่าทีมของคุณไม่ได้รับการเตรียมพร้อมอย่างเหมาะสม หรือพวกเขาไม่รู้สึกว่าได้รับอนุญาตให้ทำงานอย่างอิสระ

“ภาพสะท้อนที่แท้จริงที่สุดของลำดับความสำคัญของคุณคือวิธีที่คุณใช้เวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันสอดคล้องกับสิ่งที่คุณเชื่อว่าสำคัญที่สุดสำหรับการนำองค์กรของคุณไปข้างหน้า”

บทความอื่นที่น่าสนใจ